RÉGLEMENT ROME HALF MARATHON 2025

Ce règlement est susceptible de modifications conformément aux réglementations étatiques et fédérales (FIDAL) en vigueur au moment de l’événement.

Roma Ostia Ssd, en collaboration avec RCS Sports and Events, organise la 1ère édition du Rome Half Marathon, sur une distance de semi-marathon de 21,0975 km.

La course, inscrite au calendrier national FIDAL et en cours d’inscription au calendrier World Athletics, se déroulera à Rome le dimanche 19 octobre 2025, avec un départ a 8h30

En s’inscrivant à la course, l’athlète déclare avoir pris connaissance et accepter intégralement le présent règlement.

 

1 – CONDITIONS DE PARTICIPATION

1A – INSCRIPTION DES ATHLÈTES DE NATIONALITÉ ITALIENNE

Pour les athlètes italiens et étrangers résidant en Italie en remplissant l’un des critères suivants :

• Athlètes inscrits pour l’année 2025 avec des clubs affiliés à la FIDAL appartenant aux catégories Juniors/Promesses/Seniors/Masters H/F (nés à partir du 1er janvier 2006).
• Athlètes nés à partir du 1er janvier 2005 en possession d’une Runcard Fidal (20 ans)*
• Athlètes nés à partir du 1er janvier 2005 en possession d’une Runcard Eps (20 ans)*

* Veuillez noter que les Runcard Fidal et Runcard EPS doivent être accompagnées d’un certificat médical d’aptitude spécifique à l’athlétisme délivré par un médecin en Italie, valable au moins jusqu’au 19/10/2025)

• Athlètes porteurs d’handicap inscrits pour l’année 2025 avec des clubs affiliés à l’une des fédérations sportives paralympiques reconnues par le CIP (Comité italien paralympique): FISPES (Fédération italienne des sports paralympiques et expérimentaux), FISDIR (Fédération italienne des sports pour personnes handicapées intellectuelles et relationnelles). Dans ce cas, les athlètes devront fournir une copie de leur adhésion en cours de validité (2025) ou une déclaration d’adhésion sur papier à en-tête du club avec cachet et signature du président.
• Athlètes Fitwalker inscrits à la Fidal ou en possession d’une Runcard FIDAL, accompagnés d’un certificat médical d’aptitude spécifique à l’athlétisme délivré par un médecin en Italie.

Les athlètes de nationalité italienne (résidents en Italie ou à l’étranger) non affiliés doivent obtenir une adhésion pour pouvoir participer à la course. Le club GSBRun propose une adhésion à la Fidal à 25,00 € pour les participants au Semi-Marathon de Rome. L’adhésion est valable du 1er janvier 2025 au 31 décembre 2025 et peut être souscrite simultanément à l’inscription au semi-marathon de Rome.

Conformément aux règles de la FIDAL, LA PARTICIPATION À LA COURSE N’EST PAS AUTORISÉE AVEC LE SEUL CERTIFICAT MÉDICAL D’APTITUDE OU AVEC UNE CARTE D’ORGANISATION SPORTIVE DE PROMOTION.

1B – ITALIENS RÉSIDANT À L’ÉTRANGER

Les athlètes italiens résidant à l’étranger, âgés de 18 ans révolus ou qui auront 18 ans en 2025, peuvent participer à la course à condition de remplir l’un des critères suivants :

• Être affilié à des fédérations étrangères d’athlétisme, affiliées à la World Athletics ou au Comité international paralympique (IPC). Dans ce cas, ils doivent envoyer une auto certification de leur affiliation lors de l’inscription par e-mail à info@romehalfmarathon.it.
• Être affilié à la FIDAL par le biais d’un club affilié.
• Posséder une RUNCARD FIDAL (dans ce cas, ils doivent avoir plus de 20 ans) associée à un certificat médical d’aptitude spécifique à l’athlétisme délivré par un médecin italien. Ce certificat doit être présenté aux organisateurs en original lors de l’inscription et une copie doit être conservée par l’organisateur.

La participation des athlètes italiens résidant à l’étranger sans l’un des critères mentionnés ci-dessus n’est pas autorisée.

 1C – ATHLÈTES ÉTRANGERS RÉSIDANT À L’ÉTRANGER

Les athlètes non italiens, âgés de 18 ans révolus ou qui auront 18 ans en 2025, et résidant à l’étranger, peuvent participer à l’événement sous réserve de remplir l’un des critères suivants :

• Être affilié à des fédérations étrangères d’athlétisme, affiliées à la World Athletics ou au Comité international paralympique (IPC). Dans ce cas, ils doivent envoyer une auto-certification de leur affiliation lors de l’inscription par e-mail à info@romehalfmarathon.it.
• Posséder une RUNCARD FIDAL (à partir de 20 ans) associée à un certificat médical. Ce certificat peut être délivré dans leur pays d’origine, mais les mêmes examens que ceux requis par la réglementation italienne doivent être effectués : a) examen médical ; b) analyse d’urine complète ; c) électrocardiogramme au repos et à l’effort ; d) spirométrie.

PARTECIPATION ATLHÈTES ÉTRANGERS À DES FINS TOURISTIQUES SPORTIVES

Les athlètes étrangers participant à des fins touristiques sportives, en tant que « non affiliés étrangers », peuvent également participer en remplissant correctement le formulaire de renonciation à la responsabilité et en téléchargeant une pièce d’identité pour le valider.

Il est précisé que les « non affiliés étrangers » sont des athlètes étrangers qui ne sont pas affiliés à une fédération sportive. Ils seront inscrits dans un ordre alphabétique distinct des classements de la compétition et ne pourront bénéficier d’aucun prix en nature, en argent, de bons, de primes, de remboursements de frais ou autres avantages.

2 – MODES D’INSCRIPTION ET DE PAIEMENT

L’inscription se fait en ligne sur le site www.romehalfmarathon.it avec paiement selon l’une des modalités suivantes :

Transaction par carte de crédit (sur le site www.romehalfmarathon.it)

Virement bancaire : en indiquant EN PREMIER dans la description le numéro de commande qui apparaît à la fin de l’inscription en ligne. Il est possible d’effectuer un virement cumulatif, l’important est d’indiquer en premier lieu les numéros de commande et, s’il y en a plus de deux, d’envoyer également le reçu de paiement par e-mail (info@romehalfmarathon.it). Si l’inscription en ligne n’a pas encore été effectuée, indiquez toujours le nom de famille de l’athlète à inscrire dans la description.

En espèces : au siège de RomaOstia Srl, Viale Marco Polo 104 (après avoir déjà effectué l’inscription en ligne).

L’inscription en ligne NE PEUT PAS être effectuée au siège de RomaOstia Srl.

Les athlètes qui ne peuvent pas s’inscrire en ligne peuvent demander le formulaire d’inscription à info@romehalfmarathon.it à envoyer par e-mail ou à remettre en main propre au siège.

L’inscription des athlètes porteurs d’handicap doit être effectuée en ligne puis communiquée à info@romehalfmarathon.it pour vérification de la gratuité.

Attention : le montant de paiement est celui valable au moment du paiement et non de la préinscription. Pour cette raison, un paiement doit être effectué dans les 48 heures suivant la préinscription, faute de quoi la préinscription est annulée.

L’inscription est considérée comme valide dès réception du paiement.

VÉRIFICATION DE L’AFFILIATION

Les affiliations Fidal 2025 seront vérifiées par les organisateurs directement à partir des archives Fidal à partir de janvier 2025.

Il n’est donc pas nécessaire d’envoyer de documentation pour prouver l’affiliation, et les organisateurs valideront l’affiliation de tous ceux qui sont en règle pour l’année 2025, à la fois en termes d’affiliation et de certificat à la date du 19/10/2025.

Les athlètes avec une affiliation 2025 et un certificat médical expirant avant le 19/10/2025 auront un indicateur d’affiliation rouge (KO) jusqu’à ce que le président du club mette à jour sur le portail Fidal le certificat valide à la date de la course.

ATHLÈTES PORTEURS D’HANDICAP

Devront envoyer une copie de la carte d’adhérent CIP/FISPES – CIP/FISDIR valide au moins jusqu’au 19 octobre 2025. Veuillez ne pas envoyer de copies de la carte d’adhérent Fidal ou de déclarations d’affiliation, car elles ne seront pas prises en considération

INSCRIPTIONS SOCIÉTÉS 

Les sociétés avec au moins 10 inscrits peuvent envoyer un fichier Excel contenant les données des athlètes participants pour les inscriptions. Pour demander le fichier standard à remplir, veuillez envoyer un e-mail à info@romehalfmarathon.it

Le responsable des inscriptions de la société peut envoyer un paiement unique selon le nombre d’athlètes inscrits. Il suffira d’ajouter à la preuve de paiement la liste de ces athlètes (en indiquant le numéro de protocole des athlètes inscrits via le site ou ceux en cours d’inscription). La liste doit être impérativement jointe avec la preuve de paiement pour éviter toute erreur sur les paiements : C’estp pourquoi :

MERCI DONC DE NE PAS ENVOYER DE PAIEMENT SANS CETTE LISTE.

Un paiement reçu sans liste d’inscription et arrivant à la date limite devra être ajusté au nouveau tarif. Il sera donc nécessaire d’effectuer un nouveau virement complémentaire.

Les inscriptions d’équipes peuvent être réglées par virement bancaire et/ou en espèces au siège du GSBRun.

3 – TARIFS ET METHODES DE PAIEMENT

• Du 23 janvier au 24 janvier, le tarif est de 45€.
• Du 25 janvier au 4 mai, le tarif est de 50€.
• Du 5 mai au 31 juillet, le tarif est de 55€.
• Du 1er août au 6 octobre, le tarif est de 60€.

LA DATE LIMITE POUR S’INSCRIRE EST FIXÉE AU 6 OCTOBRE 2025, sauf indication contraire de la part des organisateurs, qui se réservent le droit de prolonger la période.

CE QUI EST COMPRIS AVEC L’INSCRIPTION:

Tous les athlètes ayant payé les frais d’inscription auront droit au tee-shirt officiel de la course, ainsi qu’à d’autres articles promotionnels offerts par les partenaires, aux points de ravitaillement le long du parcours, au ravitaillement final et à la médaille à l’arrivée.

IL EST POSSIBLE DE PAYER SON INSCRIPTION VIA:

• Carte bancaire
• Virement bancaire à effectuer DANS LES 24 HEURES SUIVANT L’INSCRIPTION : sur le compte UNICREDIT Agenzia ROMA PADRE SEMERIA (30554) Largo Fochetti -au nom de: Roma Ostia SRL, IBAN: IT93F0200805239000102570196 – BIC/SWIFT: UNCRITM1B66 ATTENTION: Il est nécessaire d’inclure le numéro de commande qui est attribué lors de l’inscription comme indication du virement. Les virements cumulatifs pour plusieurs athlètes sont également acceptés ; dans ce cas, veuillez inclure les numéros de commande des inscriptions comme indication du virement et envoyer le reçu par e-mail à info@romehalfmarathon.it. Pour les virements depuis l’étranger, les frais sont entièrement à la charge de l’expéditeur. Si des virements étrangers sont reçus avec des frais qui réduisent le montant de l’inscription, l’athlète devra payer la différence correspondante. Les chèques étrangers ne sont pas acceptés.

Il n’est pas nécessaire d’envoyer la copie du virement.

L’inscription sera considérée comme valide et le dossard sera attribué uniquement après réception de la confirmation de paiement par l’organisation.

4 – REMBOURSEMENT DE L’INSCRIPTION

Le remboursement de l’inscription n’est en aucun cas possible.

En cas de force majeure, il est cependant possible de transférer son inscription à un autre athlète ou de la reporter à la prochaine édition de la course.

TRANSFERT À UN AUTRE ATHLÈTE

Le nouvel inscrit devra s’enregistrer et s’inscrire en ligne et fournir la preuve de son adhésion. Le temps indiqué pour la grille de départ sera celui du nouvel athlète inscrit. Les changements de noms seront possibles jusqu’au 6 octobre 2025 en versant le cas échéant la différence entre le tarif d’inscription à la date du changement. Aucun changement ne sera possible après la clôture des inscriptions. Au-delà de cette date, le nouvel inscrit ne pourra pas participer à la course mais seulement retirer son kit de course.

TRANSFERT À LA PROCHAINE ÉDITION EN 2026

Le report de l’inscription à la prochaine édition de 2026 sera possible jusqu’au 6 octobre 2025 en s’acquittant des frais administratifs de 15 euros. Cette demande peut être faite via email en fournissant le reçu du versement de 15 euros et dans ce sas, il ne sera pas possible de retirer le kit de course de l’édition 2025.

Le paiement du report peut être fait par virement bancaire ou carte de crédit en demandant le lien pour le paiement à info@romehalfmarathon.it

Compte UNICREDIT Agenzia ROMA PADRE SEMERIA (30554) Largo Fochetti – Roma Ostia Srl,
IBAN: IT93F0200805239000102570196,  BIC/SWIFT: UNCRITM1B66

Le remboursement des frais d’inscription n’est en aucun cas possible.

5 – CRITÈRES D’ATTRIBUTION DU NUMÉRO DE DOSSARD

Les numéros de dossard seront attribués à la discrétion absolue du Comité Organisateur, en tenant compte des temps déclarés lors de l’inscription après les avoir soigneusement vérifiés

CRITERES D’ATTRIBUTION DES NUMEROS DE DOSSARDS

Les numéros de dossards seront attribués à la fermeture des inscriptions aux athlètes qui auront effectué le paiement de l’inscription. Seront pris en compte les temps déclarés au moment de l’inscription, sur les semi-marathons certifiés courus entre 2022 et 2025 dont les classements sont disponibles sur le web ou en précisant le lien ou les trouver. Il est impératif de compléter tous les champs qui se réfèrent au lieu, à la date et au nom de la compétition correspondant au meilleur temps à prendre en considération.

Il sera possible d’indiquer ou modifier son meilleur temps dans son profil ou par email à besttime@romehalfmarathon.it jusqu’au 6 octobre 2025 à minuit. Après cette date, aucun changement ne sera possible. Il est donc fortement conseillé de contrôler le temps déclaré sous son profil personnel afin d’éviter toute mauvaise surprise ou de contacter notre bureau en cas de problème.

Une fois qu’un numéro de dossard personnalisé est attribué, il ne pourra pas être modifié.

HORAIRES D’ENTREE AUX GRILLES DE DEPART

Les horaires d’entrée dans les grilles de départ seront communiqués plus tard dans l’année.

6 – GRILLES DE DÉPART

Lors du départ, les participants seront divisés entre différentes grilles de départ selon les numéros de dossards (les premières pour les coureurs et la dernière pour les marcheurs). Les dossards auront des couleurs différentes selon les grilles attribuées.

Il ne sera pas possible d’entrer dans une grille de départ différente de celle attribué sous peine d’élimination.

Le temps de chaque athlète sera relevé grâce à la puce électronique lors du franchissement de la ligne de départ jusqu’à son arrivée avec des temps partiels relevés aux 5ème, 10ème et 15èm km.

Les personnes surprises en infraction seront signalées auprès du Comité organisateur et recevront un avertissement pour leur participation aux éditions successives.

Chaque coureur devra participer à la course avec le dossard et la puce électronique fournie par le comité organisateur. Toute personne surprise avec un dossard qui n’est pas le sien sera passible de disqualification et sera dénoncée aux instances fédérales sportives.

Il est impérativement interdit d’abandonner des vêtements ou objets à l’intérieur des grilles de départ avant le départ officiel de la course. Les vêtements pour se tenir chaud, les protections en tout genre devront être abandonnés avant d’entrer dans la grille de départ ou éventuellement s’en débarrasser en les jetant par-dessus la grille avant le départ.

7 – DÉPART PAR VAGUE

Le départ du Rome Half Marathon se fera par « vagues » et le classement sera établi en fonction du temps réel, c’est-à-dire du temps effectif mis pour passer de la ligne de départ à la ligne d’arrivée. Seuls les athlètes élite et les positions éligibles aux prix en argent seront classés selon le GUN TIME (coup de pistolet). Sont considérés coureurs élites les athlètes qui ont réalisé les temps suivants au cours des deux dernières années :

Moins de 01:10:00 pour les hommes ;

Moins de 01:20:00 pour les femmes. »

Les numéros de vagues et horaires de départ correspondants seront communiqués ultérieurement.

8 – RETRATI DES DOSSARDS

Les dossards et les packs de course seront retires au village Eataly du Wizz Air Rome Half Marathon les Jeudi 16, vendredi 17 et samedi 18 octobre 2025. Les horaires d’ouverture du village sont les suivantes:

• Jeudi 16: de 15h a 19h
• Vendredi 17: de 9h a 19h
• Samedi 18: de 10h a 20h

* Documents destinés à la participation des étrangers résidant à l’étranger :

– Si vous courez la course avec d’objectifs touristiques sportifs, il vous suffira de signer le formulaire d’exonération de responsabilité. De cette façon, les certificats médicaux ne sont plus nécessaires.

Pour terminer votre inscription veuillez envoyer le formulaire avec une copie de votre pièce d’identité à cette adresse e-mail: info@romehalfmarathon.it

ATHLÈTES AVEC UNE INSCRIPTION IRRÉGULIÈRE

• Affiliés FIDAL: devront mettre à jour leur affiliation sur le site de la FIDAL avant le retrait du dossard;
• Runcard: devront télécharger leur certificat médical sur le site des organisateurs ou sinon porter le certificat original (photocopies non acceptées) lors du retrait du dossard.

Les athlètes avec une inscription incomplète et ne disposant pas des documents manquants, ne pourront pas retirer leur dossard et ne seront en aucun cas remboursé, seul le kit de course sera remis.

RETRAIT SOCIÉTÉS SPORTIVES

Les sociétés souhaitant retirer les dossards pour plus de 5 athlètes doivent obligatoirement prendre rendez-vous en envoyant un e-mail à info@romehalfmarathon.it. Il est également possible de réserver en envoyant un message WhatsApp au numéro +393513096410. Pour la remise des dossards par une société, une délégation cumulative contenant les noms de tous les athlètes pour lesquels les dossards sont retirés, accompagnée d’une copie de la pièce d’identité du délégué, est nécessaire.

Pour plus d’informations, veuillez contacter le numéro +393513096410 de 09h00 à 13h00 et de 15h00 à 18h00.

Aucun service de remise des dossards et des kits de course n’est prévu le dimanche matin.

RETRAIT PAR UNE TIERCE PERSONNE

IL EST PRÉFÉRABLE DE VENIR RETIRER PERSONNELLEMENT SON DOSSARD ET D’EVITER DE SE FAIRE REPRESENTER PAR UNE TIERCE PERSONNE.

Il sera toutefois possible, exceptionnellement, d’autoriser une tierce personne à retirer un dossard, en remplissant la partie qui s’y réfère sur la lettre de confirmation avec une photocopie de sa carte d’identité. Une tierce personne pourra retirer au maximum deux dossards en plus du sien.

9 – CHRONOMETRAGE ET CLASSEMENT

L’élaboration du chronométrage se fera par une puce électronique fixée sur chaque dossard. Les athlètes faisant une utilisation frauduleuse de la puce électronique n’apparaitront pas dans le classement.

Le classement final, sauf les coureurs élites, sera élaboré sur la base du temps réel c’est-à-dire sur le temps effectivement parcouru du franchissement de la ligne de départ au franchissement de la ligne d’arrivée.

10 – TEMPS LIMITE

Le temps maximum pour la course est de 3 heures et 30 minutes.

Deux points de contrôles seront mis en place :

• Au 10ème kilomètre à parcourir en maximum 1h40
• Au 15ème kilomètre à parcourir en maximum 2h30

Tous les athlètes franchissant ces deux points de contrôle au-delà du temps imparti seront tenus de s’arrêter et d’interrompre la course. Les athlètes qui préfèrent interrompre la course et qui se placeront dans les temps impartis, se verront remettre une médaille artistique.

11 – RAVITAILLEMENT 

Trois points de ravitaillement seront disponibles sur le parcours, au km 5, 10 et 15. En fonction des conditions climatiques durant la course, une zone d’épongeage sera ajoutée sur le parcours.

A la zone d’arrivée, un ravitaillement final avec eau, sels minéraux, thé chaud, fruits, etc. sera disponible pour tous les athlètes. Les personnes souffrant d’intolérance au gluten trouveront un ravitaillement adapté à la zone d’arrivée.

12 – MENEURS D’ALLURE (PACE MAKERS)

L’organisation met à disposition des concurrents des meneurs d’allure (lièvres) qui courront Le semi-marathon à un rythme constant et préétabli afin de franchir la ligne d’arrivée dans le temps imparti. Des informations à ce sujet seront communiquées ultérieurement sur le site de la course.

13 – COURSE PARALYMPIQUE

Pour toutes les dispositions relatives à la course paralympique du Rome Half Marathon , merci de vous référer au règlement officiel rédigé selon les dispositions de l’IPC Athletics et des fédérations sportives paralympiques de CIP: FISPES, FISDIR e FSSI.

14 – REMISE DE PRIX

Le montant des prix est brut des retenues à la source prévues par la réglementation fiscale italienne.

Les prix pour les Italiens et pour le classement général seront versés en fonction des paramètres suivants chronométrique :

– Classement masculin : les prix ne seront pas attribués pour les performances supérieures à 1h11’00.

– Classement féminin : les prix ne seront pas attribués pour les performances supérieures à 1h23’00.

PRIX DE CATÉGORIE

Les hommes classés de la 1ère à la 100ème place et les femmes classées de la 1ère à la 50ème place sont exclus des prix de catégorie. Seules les catégories hommes et femmes de SM45 et SF45 jusqu’aux plus de 80 ans seront récompensées. Les 15 premières catégories qui auront au moins 100 arrivants, les 10 premières de ces mêmes catégories qui auront de 51 à 99 arrivants5, les 5 premières des catégories qui auront de 21 à 50 arrivants et les 3 premières des catégories qui auront 20 arrivants ou moins.

Le temps réel sera pris en compte pour le classement des catégories.

Ces cérémonies de remise des prix auront lieu à une date et à un endroit qui seront communiqués, généralement

Environ 50 jours après la date de l’événement.

RÉCOMPENSES DU CLUB

Le prix club est réservé aux clubs participants, quel que soit le mode d’inscription de leurs athlètes, qui comptent au moins 20 participants.

Les prix pour le classement des clubs et le classement des clubs hors région ne sont pas cumulables, mais dans le cas d’un club hors région qui se classe également au classement général, le prix attribué sera celui dont le montant est le plus élevé.

15 – RÉCLAMATIONS

Les réclamations éventuelles au sujet du classement devront être présentées dans les 30 minutes suivant la publication du classement officiel, en premier lieu verbalement auprès du juge d’arrivée et en second lieu par écrit auprès du juge d’appel en réglant une taxe de 100 euros remboursable en cas d’acceptation de la réclamation. Pour tout autre sujet de réclamation, merci de se référer au règlement général du FIDAL. 

16 – HOTELS

Les organisateurs de la course mettront à la disposition des athlètes et de leurs accompagnateurs intéressés des hôtels sélectionnés à un coût avantageux. Pour plus de renseignements, veuillez consulter le site www.romehalfmarathon.it à la page : HOTELS

17 – ANNULATION DE LA COURSE

Si l’épreuve devait être annulée et/ou reportée à une autre date pour motifs indépendants de la volonté de l’organisation, y compris la révocation du déroulement de la part des organes publics compétents, le coureur n’aura droit à aucun remboursement de la part de la Roma Ostia s.r.l. ni au titre des frais d’inscription versés ni au titre de remboursements de frais engagés, la demande d’inscription valant comme renonciation à toute sorte d’indemnité pour la réparation pour préjudices patrimoniaux subis ou à subir.

En cas d’annulation, l’inscription pourra être utilisée pour la nouvelle date fixée ou pour la prochaine édition l’année suivante. Il sera possible alors de bénéficier de la procédure de report/transfert décrite au point 4 de ce règlement.

18 – UTILSATION DES DONNEES PERSONNELLES

PRIVACY POLICY Regulation 679/2016/EU Privacy Policy – ROME HALF MARATHON
Pursuant to and for the purposes of article 13 of Regulation 679/2016/EU « General Data Protection Regulation », we inform you that Roma Capitale processes the personal data you have provided and freely communicated. Roma Capitale guarantees that the processing of your personal data is carried out with respect for your fundamental rights and freedoms, as well as your dignity, with particular reference to confidentiality, personal identity and the right to protection of personal data.
1.
Personal data controller (Art. 13.1.a Regulation 679/2016/EU)
The Data Controller is Roma Capitale. As of today’s date, any information pertaining to the Data Controller, together with the updated list of designated Data Processors and System Administrators, can be found at Palazzo Senatorio, via del Campidoglio 1, 00186 Roma; PEC: protocollo.gabinettosindaco@pec.comune.roma.it.
2.
Data Protection Officer (DPO) / Data Protection Officer (DPO) (Art. 13.1.b Regulation 679/2016/EU)
The Data Protection Officer (« DPO ») of Roma Capitale can be reached at the following e-mail address: dpo@comune.roma.it
3.
Categories of personal data
As part of the services provided and depending on the type of services requested, we will collect the following categories of data:
•
Identifying data (including biodata, contact details etc);
•
contractual data (including data needed to participate in events, payment and billing data, services provided etc.);
•
data related to sports eligibility (only if the participant’s eligibility for sporting activity is a prerequisite for participation in such sporting event, based on Art. 9, 2 par., lett. h of the GDPR, in accordance with the regulations on health protection set forth in the Decree of the Ministry of Health of February 18, 1982, as amended and supplemented).
4.
Purposes of personal data processing and legal bases (Art. 13.1.c Regulation 679/2016/EU)
The different purposes for processing your personal data, the corresponding legal bases legitimizing the processing, and the retention periods are shown in the table below:
PURPOSE
BASIS OF LAWFULNESS
STORAGE TIME
4.1 Contractual Purposes – The personal data provided will be processed by the Data Controller to conclude a contract and fulfill contractual and pre-contractual obligations. Activities that fall under this purpose include all those necessary to provide the services requested, including registering or enrolling you in the event, having you attend the event, managing the contract, and providing support and assistance.
Performance of the contract to which the data subject is a party or the execution of pre-contractual measures
adopted at the request of the same (Art. 6 par.1 lett. b of EU Regulation 679/2016)
Data will be retained until the end of the service provided, termination or request for deletion by the data subject, and in any case within the statute of limitations of rights (10 years)
4.2 Administrative Accounting Management Purposes – The personal data provided will be used to carry out operations of an administrative, managerial, financial, and accounting nature related to internal organizational needs, including those related to the right to the protection of rights in court.
The processing is necessary to comply with a legal obligation to which the data controller is subject; (Art. 6 par.1(c) of EU Regulation 679/2016)
Data will be retained for the period of prescription of rights and any additional retention periods provided by accounting and tax laws
4.3
Direct Marketing Purposes – Only with your explicit and specific consent, data may be used to conduct market surveys, promotional activities and send commercial information about the Owner’s services, products and promotional initiatives, through the use of all available automated and non-automated means of communication (such as: paper mail, telephone, e-mail, text messages, chat and notifications).
Consent (Art. 6 par.1 lett. a) of EU Regulation 679/2016)
Data will be kept until consent is revoked or deleted and within 2 years of collection.
4.4
Purposes of communication to third parties for direct marketing – Only with your explicit and specific consent, your data may be provided to other companies and specific entities or operating in the sectors of sports, organization of sporting and non-sporting events, publishing, financial, insurance, automotive, sports, energy, FMCG, food & beverage, fashion, luxury, health, large-scale retail,
Consent (Art. 6 par.1 lett. a) of EU Regulation 679/2016)
Communication can be made within 2 years after the event.
transportation, humanitarian and charitable organizations
which may contact you for autonomous initiatives for market surveys and sending commercial information about services and promotional initiatives, through the use of all available automated and non-automated means of communication (such as e.g: paper mail, telephone, e-mail, sms, chat and notifications).
4.5
Purpose of photo and video publication: publication and/or dissemination and/or preservation in any form of one’s own images and/or video footage taken in the context of the Rome Half Marathon event and its side events, on the official website and Social Media (Facebook, Twitter, Instagram, Youtube), in print media and/or any other medium of dissemination, with informative and promotional purposes.
Consent (Art. 6 par.1 lett. a) of EU Regulation 679/2016)
The data will be retained until the Data Subject requests deletion or withdraws consent to publication, or at most as long as the Data Controller’s social channels are active.
5.
The modalities of the processing of personal data
The processing of your personal data is carried out at the offices and premises of the Data Controller or, should it be necessary, at the entities indicated in paragraph 7, using both paper and computer media, by both telephone and telematic means, including by means of automated tools suitable for storing, managing and transmitting the data, with the observance of all precautionary measures, which guarantee their security and confidentiality.
Processing will be developed in such a way as to minimize the risk of destruction or loss, unauthorized access, and processing that is not in accordance with the purposes of the data collection itself. Your personal data are processed:
•
in compliance with the principle of minimization, in accordance with Articles 5.1.c and 25.2 of Regulation 679/2016/EU;
•
lawfully and in a fair manner.
Your data are collected:
•
For specified explicit and legitimate purposes;
•
exact and if necessary updated;
•
Relevant, complete, and not excessive in relation to the purposes of processing.
6.
Nature of collection and consequences of failure to provide personal data (Art. 13.2.e Regulation 679/2016/EU)
The provision of data for the purposes indicated in paragraphs 4.1 and 4.2 of Section 4 is necessary for the management and conclusion of the contract. Failure to provide them will result in failure to provide the requested service, its proper performance and any legal obligations. For the purposes indicated in points 4.3, 4.4 and 4.5 of paragraph 4, the provision of data is optional subject to explicit consent. If consent is not given, direct marketing activities, communication to third parties for direct marketing and photo and/or video publication cannot be carried out.
7.
Disclosure and dissemination of personal data (Art. 13.1.e Regulation 679/2016/EU)
Your personal data, should it be necessary, may be communicated (by which term is meant the giving of knowledge to one or more specific persons) to:
•
Subjects whose right of access to data is recognized by legal provisions, secondary and EU regulations;
•
authorized persons such as collaborators, employees and consultants of Roma Capitale, within the scope of their duties and/or for the performance of activities related to the contractual obligations entered into by the interested parties;
•
Data Processors designated under Article 28 of the EU Regulation 2016/679, acting on behalf of Roma Capitale to carry out activities instrumental to the provision of services subscribed to by the data subject;
•
third parties acting as Autonomous Holders for the achievement of the intended purpose at point 4.4 « Purposes of communication to third parties for direct marketing » for which explicit consent has been provided. Third parties include RCS Sports & Events S.r.l., RCS Sport S.p.a., SSD RCS Active Team a.r.l. and Roma Ostia s.s.d.
Your personal data are not disseminated under any circumstances, by which term is meant the giving of knowledge in any way to a plurality of unspecified parties, subject to legal obligations.
8.
Criteria used in order to determine the retention period (Art. 13.2.a Regulation 679/2016/EU)
The retention periods of personal data for the different purposes indicated in Paragraph 4, or the criteria used to determine these periods, were stated in Paragraph 4.
9.
Rights of the Data Subject (Art. 13.2.b Regulation 679/2016/EU)
Notice is hereby given that, at any time, the interested party may exercise:
•
Right to ask the Data Controller, ex Art. 15 Reg. 679/2016/EU, for access to their personal data;
•
Right to ask the Data Controller, ex Art. 16 Reg. 679/2016/EU, to be able to rectify one’s personal data, where the latter does not contravene current legislation on data retention;
•
Right to ask the Data Controller, ex Art. 17 Reg. 679/2016/EU, to be able to delete one’s personal data, where the latter does not contravene current legislation on data retention;
•
Right to ask the Data Controller, ex Art. 18 Reg. 679/2016/EU, to be able to restrict the processing of their personal data;
•
Right to object to processing, ex Art. 21 Reg. 679/2016/EU.
•
Right to revoke, at any time, the consent given for the purposes specified in 4.3 and 4.4 without affecting the lawfulness of the processing based on the consent given before revocation
The above rights may be exercised by contacting the Holder’s PEC address.
10.
Right to complain (Art. 13.2.d Regulation 679/2016/EU)
The data subject is advised that he/she has the right to lodge a complaint with the Data Protection Authority (Art. 77 GDPR), which can be contacted atgarante@gpdp.it or through the website http://www.gpdp.it. or to take appropriate legal action (Art. 79 GDPR)
REQUEST FOR CONSENT FOR THE USE OF PERSONAL DATA OF THE INTERESTED PARTY FOR THE PURPOSES REFERRED TO IN POINTS 4.3. and 4.4 OF PARAGRAPH 4 OF THE DISCLOSURE STATEMENT – ROME HALF MARATHON
Following the Regulations and Terms and Conditions as well as the Privacy Policy received from Roma Capitale:
☐ I declare that I am of legal age, that I accept the rules and terms and conditions of use, and that I have read the privacy policy drafted in accordance with EU Regulation 679/2016.
1. Authorization to process my data in order to receive promotional information and opinion polls by mail, telephone, e-mail, sms, notifications (direct marketing purpose -indicated in paragraph 4.3 of the policy).
☐ I agree ☐ I do not consent
2. Authorization to disclose my data to third-party companies in order to receive promotional information and opinion polls by mail, telephone, e-mail, text messages, notifications (Purpose of communication to third parties for direct marketing -indicated in paragraph 4.4 of the policy).
☐ I agree ☐ I do not consent
3. Authorization to use by the Owner free of charge, without time limits, including pursuant to Articles 10 and 320 of the Civil Code and Articles 96 and 97 of Law 22.4.1941, no. 633 (Copyright Law), to the publication and/or dissemination and/or preservation in any form of its own images and/or video footage taken in the context of the Rome Half Marathon event and its side events, on the website and official Social Media (Facebook, Twitter, Instagram, Youtube), in print media and/or any other medium of dissemination, with informative and promotional purposes. The authorization does not allow the use of the images in contexts that harm the personal dignity and decorum of the undersigned and, in any case, for use and/or purposes other than those indicated above. As a supplement to the privacy policy, we inform you that your data will be processed for the purposes indicated above and will be kept, due to the nature of the publication itself, as long as the channels of dissemination of the images are active (website, facebook page, etc.), unless consent is revoked. The provision of consent is optional. In case of failure to provide data, we will not be able to use your image for promotional purposes.
☐ I agree ☐ I do not consent

Rome Capital
Department of Major Events, Sports, Tourism and Fashion
The Data Controller

19 – DROITS À L’IMAGE

En s’inscrivant au Rome Half Marathon 2025, l’athlète accorde explicitement à l’Organisation, ainsi qu’à ses partenaires, le droit d’utiliser gratuitement les images, statiques ou en mouvement, sur lesquelles il apparaît, prises à l’occasion de sa participation au Rome Half Marathon 2025. Ce droit est valable pour tout type de support visuel, ainsi que pour le matériel promotionnel ou publicitaire, produit et diffusé n’importe où dans le monde et pendant la période maximum prévue par la loi, les règlements et les traités en vigueur, y compris l’éventuelle prolongation de la période stipulée.

20 – RESPONSABILITÉ DE L’ATHLÈTE

Chaque inscrit est responsable de son propre dossard et de sa conservation, dossard qui confère à l’athlète le droit d’utiliser tous les services communiqués et mentionnés dans ce règlement.

1. Toute personne non officiellement inscrite et prenant part à la course sans dossard sera tenue responsable de tout dommage portant atteinte aux personnes, aux biens ou à elle-même et encourt des sanctions sportives de la part des organes fédéraux et pourra être poursuivi pénalement pour vol (article 524 du code pénal italien).
2. Toute personne non officiellement inscrite et prenant part à la course avec un dossard truqué, non conforme à son attribution ou d’un autre inscrit, sera tenue responsable selon les points décrits au point a) mais aussi poursuivi pénalement pour fraude (article 524 du code pénal italien).

Les personnes concernées par les cas 1) et 2) ci-dessus mentionnés sont également passibles des sanctions prévues dans le cas du non-respect des mesures des autorités (article 550 du code pénal italien). Ces infractions pourront être constatées en se servant des documents photographiques et films vidéo disponibles.

Il est interdit d’entrer dans les grilles de départ différentes de celles attribuées au moment de l’inscription et d’y jeter ou abandonner tout vêtement ou objet qui pourrait gêner et occasionner la chute des participants. En cas d’infraction, l’athlète sera tenu responsable des dégâts occasionnés et des actions pénales et civiles qui pourraient en découler.

Il est interdit de couper ou de passer par des raccourcis sur le trajet de la course ainsi que de commencer la course à un endroit différent de la ligne de départ. Le manquement à cette règle conduira à la disqualification de l’athlète qui sera également tenu responsable des éventuels préjudices causés à autrui.

21 – DÉCLARATION DE NON RESPONSABILITÉ

En acceptant ce règlement, chaque athlète déclare expressément assumer tous les risques découlant de sa participation au Rome Half Marathon 2025 tels que les chutes, heurts avec des véhicules ou d’autres coureurs ou spectateurs, les conditions climatiques, l’état des routes et tout autre type de risques.

En acceptant ces risques, l’athlète dégage l’Organisation et ses membres prenant part à l’organisation de l’évènement sportif, de toute responsabilité en cas de dommages ou préjudices en lien avec sa participation à cet évènement sportif.

22 – AVERTISSEMENTS

Le comité organisateur se réserve le droit de modifier le présent règlement à tout moment et sans préavis pour une meilleure organisation de la course après communication et approbation de la FIDAL. Les règles techniques statutaires du FIDAL et du GGG s’appliquent pour tout ce qui n’est défini par le présent règlement. Des changements en ce qui concerne les services, lieux et horaires seront communiques en temps et en heure aux athlètes inscrits et communiqués sur le site www.romaostia.it. Il est précisé que toutes les informations essentielles pour la participation à la course seront fournies par l’Organisation avec le dossard.

23 – INFORMATIONS 

Pour de plus amples renseignements sur le Rome Half Marathon, merci de contacter:
Roma Ostia Srl
Adresse: Viale Marco Polo 104
Téléphone: +39 06 57288029
e-mail: info@romehalfmarathon.it